La organización es un sistema abierto, por lo tanto mantiene transacciones con su ambiente, lo que hace que todo lo que ocurra en el exterior influya internamente en la organización.
¿Qué se entiende por contexto de la Organización?
Según la Norma ISO9001:2015, este se define como el entorno empresarial, también es la combinación de factores internos y externos, y de condiciones que pueden afectar en el enfoque de una organización a sus productos, servicios, inversiones y partes interesadas.
Este concepto se aplica a organizaciones sin fines de lucro o de servicio público; también conocido como clima organizacional o ecosistema de una organización
¿Qué relación tiene el Contexto de la Organización con un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)?
Como se indicó anteriormente el contexto de la organización es la combinación de factores internos y factores externos.
Los factores internos pueden ser: la cultura organizacional, productos y servicios, estructura organizativa, roles y responsabilidades; las políticas y objetivos, y las estrategias para alcanzarlos, activos (por ejemplo, instalaciones, bienes, equipos y tecnología), capacidades, entendidas en términos de recursos y el conocimiento (por ejemplo, capital, tiempo, personas, procesos, sistemas y tecnologías); sistemas de información, flujos de información y los procesos de toma de decisiones (formales e informales), las normas, directrices y modelos adoptados por la organización, entre otros.
Los factores externos pueden ser: Impuestos generales, legislación internacional (influencias globales), estacionalidad u otras cuestiones climatológicas, políticas gubernamentales, términos y cambio, factores específicos del sector, financiación, cliente o usuario controladores, interés y los tipos de cambio, guerras y conflictos, comercio internacional y cuestiones monetarias, los factores sociales, tecnología, las actitudes del consumidor y opiniones, puntos de vista de los medios de comunicación, comunidad, entre otros.
Es importante que la Organización determine cuáles de estos factores son pertinentes en la implementación y planificación de un Sistema de Gestión de la Calidad, ya que de no tomarlos en cuenta se puede afectar la capacidad para lograr los resultados previstos. Además esto ayuda a las decisiones estrategias que tome la organización con respecto al SGC.
Algunas de las herramientas que la organización puede utilizar para determinar su contexto son:
5 fuerzas de Porter.
Esta herramienta efectúa un análisis interno a través la disgregación de la organización en 5 actividades productoras de valor: Rivalidad entre competidores; Amenaza de entrada de nuevos competidores; Amenaza de ingreso de productos sustitutos; Poder de negociación de los proveedores; Poder de negociación de los consumidores.
• Análisis PESTEL.
Esta técnica consiste en describir el entorno externo a través de factores políticos, económicos, socio-culturales, tecnológicos, ecológicos y legales.
• Matriz de Perfil Competitivo (MPC).
Es una herramienta analítica que identifica a los competidores más importantes e informa sobre sus fortalezas y debilidades particulares. Los resultados de ellas dependen en parte de juicios subjetivos en la selección de factores, en la asignación de ponderaciones y en la determinación de clasificaciones, por ello debe usarse en forma cautelosa como ayuda en el proceso de la toma de decisiones.
• Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE).
El análisis de evaluación de factor externo permitirá resumir y evaluar toda la información externa, como son: las variables ambientales decisivas, predicciones ambientales determinantes y la matriz de perfil competitivo.
Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI)
La MEFI suministra una base para analizar las relaciones internas entre las áreas de las empresas. Es una herramienta analítica de formulación de estrategia qua resume y evalúa las debilidades y fortalezas importantes de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, recursos humanos, investigación y desarrollo.
• Benchmarking
Benchmarking es el proceso de obtener información útil que ayude a una organización a mejorar sus procesos. Esta información se obtiene de la observación de otras instituciones o empresas que se identifiquen como las mejores (o suficientemente buenas) en el desarrollo de aquellas actuaciones o procesos objetos de interés. Benchmarking no significa espiar o sólo copiar. Está encaminado a conseguir la máxima eficacia en el ejercicio de aprender de los mejores y ayudar a moverse desde donde uno está hacia donde quiere estar.
• Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
El análisis FODA se puede definir como un análisis estratégico fundamentado en la detección de elementos internos (Fortalezas y Debilidades) y externos (Oportunidades y Amenazas) que constituyen un diagnóstico de la capacidad competitiva de la organización.
